Stadgar

1§ Namn

Föreningens namn skall vara: Swedish Association of Regulated Quality Assurance, förkortat SARQA.

Föreningen har inget kansli. Adressen för skatte- och bankändamål ska uppdateras på det sätt som krävs och anges av ordföranden och kassören.

2§ Mål

SARQA är en ideell förening.

Föreningens syfte ska vara:

• Att utvärdera och bedöma kvalitetssäkringsaspekterna av regelverk, riktlinjer och principer relaterade till life science-området. Detta inkluderar alla kvalitetssäkrings-aspekter från utveckling till kommersiell tillverkning av läkemedel, biologiska läkemedel och medicintekniska produkter. Fokus ligger på de riktlinjer som allmänt kallas Good Laboratory Practice (GLP), Good Clinical Practice (GCP) och Good Manufacturing Practice (GMP), Good Distribution Practice (GDP) och andra relevanta kvalitetsstandarder som till exempel medicinteknisk utrustning och ISO.
• Att vara ett forum för diskussion och att främja och delta i möten, kongresser och symposier, som möjliggör utbyte av information om tillämpningarna av kvalitetssäkring.
• Att främja utbildning och vetenskaplig metodik inom kvalitetssäkring genom att stödja medlemmarnas yrkeskompetens och att främja samarbetsrelationer med andra tillämpliga organisationer.
• Att främja standarder för kvalitetssäkringsyrket.'
• Att samordna synpunkter på kvalitetssäkringsfrågor och vidarebefordra dessa synpunkter till lämpliga myndigheter.
• Anordna nätverksträffar.

3§ Medlemskap

Medlemskapet är öppet för alla som arbetar med eller är intresserade av kvalitetssäkring inom Life Science-segmentet.

En skriftlig ansökan om medlemskap ska lämnas in till styrelsen via en ansökan på SARQA:s webbplats. En årlig medlemsavgift ska erläggas. Medlemskapet fortsätter så länge den årliga medlemsavgiften är betald. En medlemsavgift som en ny medlem betalar under det sista kvartalet år 1 täcker medlemsavgiften även för år 2.

Alla medlemmar som har betalat den årliga medlemsavgiften är valbara till styrelsen; till någon annan position; att rösta om val av förtroendevalda och att rösta om varje fråga som föreläggs medlemmarna för beslut.

Utträde ur medlemskap skall meddelas skriftligen till styrelsen. Medlemsavgiften återbetalas inte.

Medlemskapet i föreningen är personligt och kan inte överlåtas. Företagsmedlemskap erbjuds inte.

Medlemmar som har gjort stora insatser för föreningen kan väljas till hedersmedlemmar på livstid. Hedersmedlemmar har samma rättigheter som ordinarie medlemmar, men är inte skyldiga att betala medlemsavgift. Hedersledamöter ska nomineras av styrelsen och väljas vid årsstämma. Hedersmedlemskapet fortsätter tills vidare så länge hedersmedlemmen väljer att fortsätta.

Ett medlemsregister förs av styrelsen.

4 § Organisation

Arbetet inom föreningen kommer att utföras av:

• Årsstämman som är det högsta beslutande organet.
• extrainkallad årsstämma.
• Styrelsen.
• Varje karbetsgrupp som inrättats av styrelsen eller årsstämman.

5§ Årsstämma

Föreningens ordinarie årsstämma hålls varje år för att välja ledamöter till styrelsen, för att ta del av rapporter från ordförande, sekreterare och kassör samt för att behandla motioner som föreslagits av föreningens eller propositioner från styrelsen.

Medlemmarna skall underrättas om dagen för årsstämman minst en månad i förväg.

Alla ärenden som ska behandlas ska delges sekreteraren senast sex veckor före årsmötet att de kan tas upp på dagordningen. Sekreteraren ska se till att dagordningen, verksamhetsberättelsen, kassörens rapport inklusive bokslut, budget och valberedningens förslag skickas ut till samtliga medlemmar senast två veckor före årsmötet.

Årsstämman kommer att hållas före april månads utgång och på en plats som styrelsen bestämmer.

Dagordningen för årsstämman ska alltid innehålla följande punkter:

1. Fastställande av röstlängd för årsstämman.
2. Val ordförande och sekreterare för årsstämman
3. Val av protokolljusterare och rösträknare.
4. Fråga om mötet har utlysts på rätt sätt.
5. Godkännande av dagordning
6. Styrelsens årsredovisning
7. Kassörens rapport, inklusive bokslut
8. Godkännande av årsredovisningen och godkännande av bokslutet
9. Revisionsberättelsen och slutsats
10. Fråga om ansvarsfrihet för styrelsen för den tid revisionen avser.
11. Fastställande av den årliga medlemsavgiften för nästkommande medlemsår
12. Presentation och godkännande av budget för kommande år
13. Presentation och godkännande av verksamhetsprogram för kommande år
14. Behandling av styrelsens förslag och i rätt tid inkomna motioner
15. Val av erforderliga styrelseledamöter (vice ordförande, sekreterare, kassör och ordinarie ledamöter).
16. Val av två revisorer och en revisorssuppleant
17. Val av valberedning
18. Övriga frågor

6§ Extrainkallad årsstämma

Extrainkallad årsstämma kan begäras av styrelsen, revisor eller av 25 % av medlemmarna. Sådan framställning skall avfattas skriftligen och innehålla skälen för begäran.

När styrelsen mottagit en begäran om extra årsmöte skall den inom två veckor dagar utlysa sådant möte att hållas inom en månad från erhållen begäran. Medlemmarna ska underrättas om datum och skäl för en extra årsstämma. Sekreteraren ska skicka ut dagordningen till alla medlemmar minst två veckor före den extrainkallade stämman.

Dagordningen för extrainkallad stämma ska alltid innehålla punkterna 1 till 5 från ordinarie årsstämmans dagordning.

Vid extra årsstämma får endast det som föranlett mötet upptas till behandling.

Om rösträtt på extra årsstämma och om beslutsmässighet vid sådant möte gäller vad som sägs i §3 ovan.

7§ Styrelsen

Föreningen administreras av en styrelse som består av en ordförande, en vice ordförande, en avgående ordförande, en sekreterare, en kassör och minst två ordinarie ledamöter.

Ordföranden, kassören och den avgående ordföranden är var för sig bemyndigade att teckna för föreningen med fullt ekonomiskt ansvar och har behörighet för alla bankkonton som innehas i föreningens namn.

Ordföranden väljs för ett år. Ordförandeskapet fördelas på följande sätt. Vice ordförande (år 1) blir ordförande (år 2) och avgående ordförande (år 3). Efter denna period måste det gå minst ett år innan personen kan bli omvald till en post med bemyndigande att teckna föreningen.

Övriga styrelseledamöter väljs för en period av två år och kan omväljas för ytterligare två tvåårsperioder. Efter dessa perioder måste det gå minst ett år innan en person kan bli omvald till någon av de ovan nämnda posterna.

Styrelsen ska verkställa det program som beslutades av årsstämman och föreslå ett program för nästkommande år i syfte att bevara kontinuiteten.

Styrelsen ska utse representanter till olika arbetsgrupper inom programmet.

Styrelsen har rätt att utse olika administrativa poster eller arbetsgrupper bland medlemmarna, för att underlätta det dagliga arbetet.

Styrelsen ska hålla regelbundna sammanträden och föra protokoll vid dessa möten. Sekreteraren (eller den som i övrigt vidtalats) skall föra mötesprotokoll och cirkulera dessa inom styrelsen för godkännande. Minst fem styrelseledamöter, inklusive ordföranden, vice ordföranden eller avgående ordföranden, måste vara närvarande vid styrelsemötet för att besluten ska vara giltiga.

Det första styrelsemötet ska var ett konstituerande styrelsemöte. Det konstituerande styrelsemötet kan inkluderas i det första styrelsemötet, men ett separat styrelsemötesprotokoll ska tas fram för det konstituerande styrelsemötet. På det konstituerande styrelsemötet ska följande punkter inkluderas:

1.    Val av ordförande för mötet

2.    Val av sekreterare för mötet

3.    Val av protokolljusterare

4.    Fastställande av förtroendeposter i styrelsen

5.    Fastställande av firmatecknare

6.    Fastställande av firmatecknare för bankkonton

I en situation där en styrelseledamot avgår kan styrelsen besluta att utse en annan ledamot som ersättare för tiden intill nästa årsstämma. Det krävs dock ett extrainkallat årsmöte för att ge någon annan än Ordförande, Kassör eller avgående Ordförande ekonomiskt ansvar och befogenhet att använda bankkonton. Revisorerna och valberedningen kommer att informeras om eventuella avgångar och ersättande.

8§ Revisorer

En revisor och en revisorssuppleant ska väljas av de vid årsstämman närvarande ledamöterna för en tid av två år och kan omväljas.

9§ Valberedning

Valberedningen ska bestå av tre personer. Dessa personer ska väljas för en period av två år, och kan omväljas, av de ledamöter som är närvarande vid årsstämman. Utöver de valda personerna kommer den avgående ordföranden att ingå i valberedningen och fungera som sammankallande inom denna kommitté.

Valberedningen ska lämna förslag till ledamöter till styrelsen, till revisorer och valberedning. Valberedningen ska sträva efter att representationen i styrelsen ska spegla föreningens medlemmar.

Vid avgående från förtroendeuppdrag ska en ny ledamot väljas vid kommande årsstämma för återstoden av mandatperioden.

10 § Ekonomi

Föreningens räkenskapsår löper från den 1 januari till den 31 december. Föreningens reviderade räkenskaper kommer att presenteras på årsstämman.

Alla medlemmar betalar en årlig medlemsavgift som fastställs av styrelsen och godkänns på årsmötet.

Debitering av årlig medlemsavgift ska utfärdas av kassören (eller nominerad styrelsemedlem). Medlemskap som inte förnyats före den 27 februari det verksamhetsår som verksamheten pågår kommer att anses ha upphört att gälla.

Debitering av medlemsavgift sker genom att faktura skickas till medlemmarna. Denna faktura utgör även kvitto när betalning inkommit.

11 § Räkenskaper

Föreningens kassör är ansvarig för den löpande bokföringen med avseende på föreningens alla inkomster och utgifter.

Kassören skall sammanställa bokslut så snart som möjligt året efter räkenskapsåret och sända räkenskaperna för årlig revision av revisorerna. Räkenskaperna och protokollen från alla styrelsesammanträden som hållits under verksamhetsåret ska hållas tillgängliga för revisorerna. Revisorerna ska slutföra sin granskning senast tre veckor före årsstämman.

Kassören ansvarar för att lämna in skattedeklarationen till skattemyndigheterna enligt skattekraven för ideella föreningar.

Om kassören är förhindrad att utföra något av sina uppgifter kan en annan styrelseledamot med ekonomisk erfarenhet (ordföranden eller närmast föregående ordförande) fungera som suppleant. Ställningen som kassörssuppleant beslutas inom styrelsen och antecknas i protokollen från styrelsemötena.

Vid behov kan olika tjänster köpas in. En sådan tjänst kan vara bokföringstjänst.

12 § Arkivering

Dokument, i första hand från sekreterare och kassör, kommer att arkiveras under den tid som krävs enligt lag eller genom beslut av styrelsen när det inte finns något lagkrav. Platsen för arkivet bestäms av styrelsen.

13 § Stadgarna

Alla paragrafer i stadgarna kan ändras eller tas bort, och nya paragrafer kan läggas till genom beslut som antas vid varje årsstämma eller extra årsstämma, förutsatt att förslaget att göra en sådan ändring, borttag eller tillägg har lämnats in till sekreteraren en månad före ett sådant möte.

Förslag till ändring, borttag eller tillägg ska delges medlemmarna senast tre veckor före årsstämma eller extra årsstämma.

14 § Ersättning

Förbundet ersätter styrelseledamöterna för alla skäliga kostnader som de åsamkas för att sköta sitt uppdrag. Styrelsen ska godkänna ersättning för alla kostnader som erlagts. Kvitton krävs som bevis på uppkomna kostnader. Beslut om ersättning ska tas upp i protokollen från styrelsens sammanträden.



Föreningen ersätter enskilda personer för kostnader som uppstår i samband med verksamhetens genomförande enligt fastställd budget. Kvitton krävs som bevis på uppkomna kostnader.

15 § Upplösning

Om föreningen upplöses och det fortfarande finns en nettoskuld eller ett underskott ska denna betalas genom lika stor andel av alla medlemmar i föreningen vid tidpunkten för upplösningen. Om föreningen upplöses och det finns ett nettoöverskott kvar, kommer detta att betalas ut genom lika fördelning till alla medlemmar i föreningen vid tidpunkten för upplösningen.

Revidering 2026-04-16