Integritetspolicy SARQA

Hantering av personuppgifter

SARQA Integritetspolicy

SARQA är en ideell och medlemsstyrd intresseförening som arbetar med kvalitetssäkringsfrågor inom Life Science-sektorn. Föreningen är remissinstans för kvalitetsfrågor, samt deltar i utvecklingen av internationella guidelines, t.ex. OECD’s. Föreningen ordnar seminarier, föreläsningar, sprider information från myndigheter samt driver frågor av allmänt intresse inom kvalitetsområdet. Föreningen vill stimulera till utbyte av erfarenheter mellan medlemmarna och bilda nätverk. Tillsammans med andra föreningar inom området ordnas också större kongresser.

Medlemsansökan sker via formulär på hemsidan där minimal information så som namn och kontaktuppgifter anges. Kontaktuppgifterna, främst e-postadress, används för debitering av avgifter samt för att kontakta medlemmarna om föreningens aktiviteter, nyheter och övrig medlemsinformation. Personuppgifterna justeras och ändras vid behov och kvarstår så länge medlemsavgiften erläggs. Väljer medlem att gå ur föreningen eller passivt inte förnya medlemskap, kvarstår uppgifterna i max sju (7) år efter senast aktivt medlemsår och därefter raderas uppgifterna.

Personuppgiftsansvarig är SARQA representerat av dess styrelse. Den lagliga grunden för hantering av personuppgifter är byggd på det avtal man ingår då man ansöker om medlemskap. Även bokföringslagen kräver att föreningen ska kunna visa var medlemsavgifterna kommer ifrån och bibehålla spårbarhet över minst ett taxeringsår. Uppgifter av känslig art eller uppgifter om minderåriga hanteras inte av SARQA och de uppgifter som hanteras är inte av sådan karaktär att de på något sätt utgör risk för den registrerade. Undantag är uppgifter om allergier eller andra kostönskemål i samband med aktiviteter där kost tillhandahålls. Den informationen raderas efter avslutad aktivitet.

Personuppgifterna delas normalt inte med andra organisationer och behandlas konfidentiellt enbart av styrelsens funktionärer. Vid samarrangemang med systerorganisationer kan personuppgifter delas. För dessa fall skall personuppgiftsbiträdesavtal finnas. Medlemsregistret ligger online i föreningens programvara för bokföring (där inloggning krävs). Tillfälliga listor i Excel över medlemmar, som till exempel deltagare vid nätverksträffar, raderas efter genomförd aktivitet. Listor från års-, höst- och andra gemensamma möten där deltagarintyg har utfärdats sparas innevarande år + sju (7) år för att därefter raderas.

Hantering av personuppgifter är en punkt på dagordningen vid styrelsemöten då denna policy i förhållande till efterlevnad och eventuella missbruk eller intrång är frågor som ska diskuteras. Hantering- och arkiveringsrutinerna för personuppgifter ses kontinuerligt över och uppdateras/ändras vid behov. Detta dokumenteras i styrelseprotokollet och följs upp och åtgärdas i likhet med övrigt styrelsearbete.

Kommunikation och förfrågningar mellan medlemmar och styrelseledamöter, via ledamots egen e-post eller via medlem@sarqa.com och styrelse@sarqa.com raderas efter det att ärendet är avslutat och/eller förflyttat för vidare behandling, eller sparas som längst innevarande + sju (7) år. Föreningens medlemssida (där inloggning krävs) används som elektroniskt arkiv för viss dokumentation. Dropbox (där inlogging krävs och användare begränsas) används som elektroniskt arkiv för viss dokumentation. Dokumentation som sparas i pappersformat förvaras av den som ansvarar för aktuell dokumenttyp.

Personuppgiftsbiträdesavtal finns med leverantör av webbhotell samt systerorganisationer. Hantering av personuppgifter i samband med aktiviteter då individers uppgifter exponeras på hemsidan i form av inbjudningar eller så som föreläsare med presentationsmaterial, bilder eller löpande text anses kunna publiceras baserat på intresseavvägning.

För policy kring hemsidan och coockies finns mer information här: https://apps.delta.se/site/f32db33d/cookie-policy?preview=true&insitepreview=true&dm_device=desktop

Vill medlem (eller t.ex. inbjuden föreläsare som ej är medlem) få tillgång till sina uppgifter, få uppgifter rättade eller raderade eller få annan information så kontaktar man styrelse@sarqa.com. Ytterligare information samt eventuella klagomål kan lämnas till Integritetsskyddsmyndigheten, www.imy.se .

Styrelsen 2025-05-23